Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file trong Google sheet nhanh lẹ

Khi làm việc với dữ liệu trong Google Sheets tính toán giữa nhiều file khác nhau khá cần thiết. Tương tự như trên Excel Blog Chăm Chỉ sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file trong Google sheet. Áp dụng công thức chung dễ dàng áp dụng cho nhiều trường hợp làm việc.

Hàm Vlookup là một công cụ hữu ích trong việc tìm kiếm thông tin từ một bảng dữ liệu lớn. Sau đó trả về các giá trị tương ứng trên điều kiện bạn muốn đưa ra. Ứng dụng hàm Vlookup cũng khá phổ biến trong tin học văn phòng. Nên trước hết Blog Chăm Chỉ sẻ giải thích kỹ hơn về định nghĩa và cách sử dụng hàm VLOOKUP nhé!

Giải thích cú pháp cách sử dụng Hàm VLOOKUP là gì?

Hàm Vlookup trong Google sheet hoặc Excel là một hàm dùng để tìm kiếm một giá trị trong một dãy dữ liệu rồi trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong dãy đó.

“V” trong Vlookup là dọc viết tắt của “vertical”. Tức hàm sẽ tìm kiếm theo chiều dọc của bảng dữ liệu.

Cú pháp của hàm VLOOKUP sẽ có dạng:

VLOOKUP(search_key; range; index; [is_sorted])

<=> VLOOKUP(khóa tìm kiếm; phạm vi; chỉ mục; [được_sắp xếp])

3 mục bắt buộc là:

• Khóa tìm kiếm: là giá trị cần tra cứu thường là mã định danh duy nhất.
• Phạm vi: thuộc 2 hoặc nhiều cột dữ liệu Google sheet luôn tìm kiếm trong cột đầu tiên trong phạm vi.
• Chỉ mục: số cột trong phạm vi mà giá trị khớp với search-key được trả về.

Lưu ý: trong cột đầu tiên Phạm vi chỉ mục 1. Xuất hiện lỗi:

• Nếu chỉ mục bị nhỏ hơn 1 thì công thức Vlookup trả về : #VALUE!
• Nếu nó lớn hơn số cột trong phạm vi thì VLOOKUP trả về: #REF! 

[is_sorted] là một giá trị logic (TRUE- đúng hoặc FALSE- không). False được ưu tiên.

• Trong trường hợp TRUE hoặc bỏ qua(mặc định), cột đầu tiên của dải ô phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Và Vlookup trả về kết quả gần đúng hoặc kết quả khớp gần nhất.

Lỗi #N/Akhi công thức tìm kiếm các giá trị tra cứu lớn hơn khóa tìm kiếm.

• Nếu FALSE thì không cần sắp xếp. Vlookup trả về kết quả khớp chính xác. (Có 2 giá trị trở lên thì chính giá trị đầu tiên sẽ được trả về).

Thoạt nhìn thì hàm này có vẻ hơi phức tạp nhưng áp dụng lại khá đơn giản.

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file trong Google sheet

Để sử dụng hàm VLOOKUP giữa 2 file trong Google Sheets, bạn cần sử dụng thêm hàm bổ trợ. Ở đây Blog Chăm Chỉ sẽ hướng dẫn kết hợp VLOOKUP với IMPORTRANGE.

Hàm IMPORTRANGE để nhập dữ liệu từ file nguồn vào file đích trước tiên. Sau đó, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP như bình thường để tìm kiếm giá trị trong bảng đích.

Mở file đích và nhập công thức gộp sau:

=vlookup(search_key; Importrange(“{sheetsURL}”;“{tên trang tính}!{dải ô}”);index;is_sorted)

Trong đó hàm =IMPORTRANGE(“URL_của_file_nguồn”, “tên_bảng!dãy_cột”). Bạn có thể tìm hiểu thêm cụ thể hơn về hàm này ở bài dành riêng cho nó nhé!

Sau đây sẽ là ví dụ cụ thể để bạn có thể áp dụng ngay và luôn.

Bước 1: Nhập vào ô đầu tiêu của cột (nơi bạn muốn kết quả của hàm Vlookup.

Ví dụ ở đây là B3.

(Ví dụ là dấu, nhưng công thức mặc định của Google sheet chưa thay đổi là dấu ; nhé!)

Bước 2:

Nhập hàm IMPORTRANGE, đến cửa sổ của bảng tính muốn trích xuất dữ liệu sao chép link liên kết.

Đừng quên dấu ngoặc kép trong link liên kết như công thức trên nhé!

Dán vào sau công thức IMPORTRANGE thêm dấu phẩy hoặc chấm phẩy. Sau đó là tên Sheet nguồn.

Ví dụ ở đây là: Employees.

Tiếp đó bạn thêm dấu chấm than (!) để xác định phạm vi ô tham chiếu. Kết thúc hàm IMPORTRANGE với 1 dấu ngoặc kép và tiếp tục hàm VLOOKUP với dấu chấm phẩy (;).

Tùy theo mong muốn bắt đầu truy xuất dữ liệu theo mong muốn. Ở ví dụ này là 3.

Hoàn thành công thức như ví dụ sau:

Ví dụ: =VLOOKUP(A3,IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nmaT8ggc7no8NVT9U4VXrAfvcBvvvzeJNraHx365MHc/edit#gid=0″,”Employees!$A$3:$C$8”),3)

Bạn cần xác nhận quyền truy cập để cho phép Google Sheets truy cập vào file nguồn, khi nhập hàm IMPORTRANGE.

Sau khi dữ liệu từ file nguồn được nhập vào file đích, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP như bình thường để tìm kiếm giá trị trong bảng đã nhập.

Lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheet có điều kiện

Có hai hàm dùng để lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google sheet.

Cách dùng VLookup giữa 2 sheet trong Google Sheet:

Bước 1: Mở sheet và chọn ô mà muốn hiển thị kết quả.

Bước 2: Nhập hàm VLOOKUP cú pháp sau:

=VLOOKUP(lookup_value, sheet2!range, index, [is_sorted])

Ví dụ: =VLOOKUP(A2, Sheet2!A:B, 2, FALSE)

Cách dùng QUERY giữa 2 sheet trong Google Sheet:

Bước 1: Mở sheet mà bạn muốn hiển thị kết quả và chọn ô mà bạn muốn kết quả xuất hiện.

Bước 2: Nhập hàm QUERY theo cú pháp sau: =QUERY(sheet2!range; “select * where điều_kiện”)

Trong đó:

– sheet2 là tên của sheet mà bạn muốn truy vấn [Dữ liệu].

– “select * where điều_kiện” là câu truy vấn, trong đó bạn có thể sử dụng các điều kiện để lọc dữ liệu [tiêu đề]. Bạn có thể điền giá trị ngoặc hoặc để trống (mặc định là 1).

Ví dụ: =QUERY(Sheet2!A:B, “select * where B > 100”)

Ở ví dụ: hàm QUERY sẽ trả về tất cả các dòng từ cột A và B của Sheet2 mà giá trị trong cột B lớn hơn 100.

(*) Nhớ sửa “Sheet2” bằng tên thực của sheet mà bạn muốn truy vấn. Điều kiện trong câu truy vấn phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của bạn.

Như vậy, bạn đã biết cách để lấy dữ liệu giữa các file trong Google sheet cũng như 2 sheet trong cùng 1 file. Đừng quên để lại bình luận với bất kỳ thắc mắc nào khác về Google sheet nhé!

XEM THÊM

• Cách tìm sheet nhanh trong file Excel có nhiều sheet chỉ cần 3s
• Hướng dẫn cách khóa Sheet trong Google Sheet không cho xem