[Bật mí] Cách khắc phục file Word bị lỗi khi gửi qua Gmail

Nhu cầu gửi file Word qua Gmail là rất cao với người dùng. Bạn có thể gửi tài liệu học tập, hợp đồng, giấy tờ phục vụ cho công việc… Nhưng nhiều người phàn nàn vì gặp phải tình huống file Word bị lỗi khi gửi qua Gmail.

Qua tìm hiểu có nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi này. Vậy những nguyên nhân đó là gì? Có cách nào để xử lý gửi file Word qua Gmail bị lỗi không? Các bước sửa lỗi như thế nào? Những thông tin cụ thể sẽ được chúng tôi chia sẻ ngay sau đây bạn nhé.

Tại sao gửi file Word qua Gmail bị lỗi?

Thật là khó chịu khi gửi tài liệu Word quan trọng qua Gmail mà lại nhận được mail bị lỗi. Sau đây để rõ hơn thì mời cả nhà mình cùng điểm qua một số hiện tượng lỗi cơ bản và nguyên nhân phổ biến nhất.

• Không thể tải được file Word đính kèm trên mail.
• Không đọc được file do lỗi font chữ.
• File bị mất định dạng tab.

Chúng tôi đã tổng hợp được một số nguyên nhân gây lỗi phổ biến:

• File Word gửi qua Gmail có dung lượng lớn quá mức cho phép nên không thể đính kèm.
• File Word sử dụng font chữ không có sẵn trên hệ điều hành của người nhận.
• Không giữ định dạng Word trước khi lưu văn bản.

Bật mí cách khắc phục file Word bị lỗi khi gửi qua Gmail

Nếu bạn gặp khó khăn vì gửi file Word qua Gmail bị lỗi hãy tìm rõ nguyên nhân. Từ đó có biện pháp xử lý lỗi phù hợp nhé. Hãy thử 1 trong những cách Blog Chăm Chỉ gửi đến bạn trong những phần tiếp theo.

Xử lý nếu file Word bị lỗi khi gửi qua Gmail do dung lượng quá lớn

Chúng ta biết rằng Google quy định dung lượng file đính kèm khi gửi Gmail là không quá 25 MB. Vì vậy nếu file bạn gửi có dung lượng quá lớn bạn không thể gửi mail được.

Cách khắc phục trong trường hợp này là:

• Chia nhỏ file gửi thành nhiều lần.
• Nén file để giảm dung lượng.
• Up file lên Google Drive và chia sẻ.

Hãy sử dụng font chữ và bảng mã có sẵn trên hệ điều hành

Rất nhiều trường hợp phản ánh file Word bị lỗi khi gửi qua Gmail là không đọc được văn bản. Vì vậy người dùng khi soạn thảo nên chọn font chữ và bảng mã phổ biến. Ví dụ với hệ điều hành Windows chọn font chữ Arial hay Time New Roman, bảng mã Unicode.

Nếu vẫn sử dụng bảng mã và font chữ khác hãy gửi kèm cài đặt font chữ cho người nhận. Cần chú ý thêm cho họ rằng cần cài đặt font chữ trước sau đó mở văn bản sau. Nếu như gửi file word với định dạng chữ khác thì nên nén file lại rồi gửi qua gmail nhé.

Ngoài ra có một cách khác tiện lợi hơn là bạn hãy chuyển văn bản Word sang định dạng pdf. Cách chuyển định dạng khá đơn giản: Khi lưu file hãy chuyển sang PDF trong ô Save as type. Người nhận dù sử dụng font chữ hay bảng mã nào đều có thể đọc được file định dạng pdf.

Xử lý trường hợp gửi file từ Word qua Gmail bị mất định dạng tab

Lỗi gửi file từ Word qua Gmail bị mất định dạng tab là lỗi khá phổ biến. Nguyên nhân là do trước khi lưu văn bản người dùng không giữ định dạng Word. Cách giữ định dạng Word 2003, 2007, 2010 như sau, mời cả nhà cùng xem hướng dẫn.

Giữ định dạng trên Word 2003

• Bước 1: Trên giao diện Word 2003 tìm chọn Tools trên thanh công cụ => Tiếp theo chọn Word Options.
• Bước 2: Trên cửa sổ Options chọn Save => Trên cửa sổ hiển thị chọn Embed TrueType fonts => Chọn OK.

Giữ định dạng trên Word 2007

• Bước 1: Trên giao diện Word 2007 nhấn vào biểu tượng Microsoft Office  => Tiếp theo chọn Word Options.
• Bước 2: Tiếp tục chọn Save => Tìm mục Preserve fidelity when sharing this document => Nhấn chọn Embed fonts in the file.

Giữ định dạng trên Word 2010

• Bước 1: Trên giao diện Word 2010 nhấn vào File => Tiếp theo chọn Options.
• Bước 2: Trên cửa sổ mới tìm mở Save => Tìm mục Preserve fidelity when sharing this document => Nhấn chọn Embed fonts in the file.
• Bước 3: Tiếp tục chọn Embed only the characters used in the document (best for reducing file size) => Chọn Ok.

Trên đây là 3 cách khắc phục file Word bị lỗi khi gửi qua Gmail. Hãy tìm ra phương án tốt nhất để xử lý nhé. Chúc bạn thành công. Ngoài ra, bạn có thể xem thêm những thủ thuật máy tính tại Blog Chăm Chỉ nhé.